Produktivitets-hacks
Att få det man vill göra gjort är hjälpsamt i skolan och på jobbet. Det är också hjälpsamt för att liksom, utforma sitt liv på det sätt man vill och åstadkomma det som är viktigt för en. För att kunna försörja sig på det man tycker är stimulerande och meningsfullt behöver man get shit done. För att förbättra världen behöver man get shit done. För att åstadkomma förändringar i sitt liv som höjer ens välmående behöver man get shit done. Att få saker gjorda är också motsatsen till prokrastinering. Motsatsen till de där vidriga timmarna av ångest som ligger tungt över bröstet. Det här inlägget tänkte jag ägna åt det som underlättar för mig att göra det jag vill få gjort.
Jag får saker gjorda när jag:
- Vet vad jag ska göra
- Kan fokusera på att göra det jag ska göra
- Mår tillräckligt bra för att göra det jag ska göra
- Får eld i baken att börja göra det jag ska göra
Veta vad jag ska göra
Jävligt konkreta to do-lists
Att skriva en bra to do-list handlar om att bryta ner större uppgifter eller mål i mindre, skitkonkreta aktiviteter. Det är att identifiera vad ”Plugga”, ”Blogga” och ”Sök jobb” innebär att du mer exakt ska göra under nästa timme. I en bra to do-list är det jävligt tydligt när en punkt är avbockad. Det är ”Läs kapitel 13” snarare än ”Plugga” och ”Lista mina fem viktigaste kriterier för nästa tjänst” snarare än ”Sök jobb”.
Effectiveness vs. efficiency – få rätt saker gjorda
Syftet med att vara produktiv är att uppnå ett mål med tillfredsställande resursanvändning. Det är därför inte helt värdelöst att dubbelkolla att punkterna på ens to do-list faktiskt kommer att leda en dit man vill. På engelska skiljer man mellan effectiveness och efficiency. Vi låter internet förklara: ”Efficiency refers to how well something is done, while effectiveness refers to how useful something is”. Att vara efficient utan att vara effective innebär att göra en uppgift som man inte borde göra överhuvudtaget snabbt. Det är att med bra metod göra en övningsuppgift på ett moment som man redan kan skitbra, istället för att ägna tid åt det man behöver lära sig. Att vara effective utan att vara efficient innebär att man visserligen ägnar sig åt en uppgift som makes sense, men på ett osmart sätt. Man läser det viktigaste kapitlet inför tentan, men blir var femte minut störd av notiser i telefonen. Gör ”Varför är den här uppgiften värd att lägga tid på givet mitt mål?” till en fråga som måste besvaras tillfredsställande för att du ska ägna tid åt något överhuvudtaget. There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.
Jag har anteckningsblock där jag skriver ner allt jag känner att jag har att göra inför en dag/vecka, och utser sedan ”The most important task”. Om jag får en grej gjord den här dagen/veckan, vilken ska det vara för att jag ska känna mig nöjd? Det påminner mig om vilka uppgifter som faktiskt tar mig närmare mitt mål och som jag rimligtvis borde prioritera att göra först. Det finns en mängd uppgifter som det vore ”bra att göra”, men kom ihåg alternativkostnad. Att lägga en timme på en uppgift är att ta en timme från en annan. Det som vore bra att göra kan jag göra efter, inte istället för, det som är viktigast att göra.
Identifiera och eliminera otydlighet
Otydlighet planterar regelbundet prokrastineringsfällor i mitt liv. Det kan vara ett mejl från en kund som även efter tredje genomläsningen lämnar mig med en känsla av: men vad VILL du? En tentafråga som är tvetydligt formulerad. En uppgift som är så stor att det är otydligt vilket det första steget är (skriv en kandidatuppsats). Otydlighet gör att jag blir orolig, frustrerad och triggar igång mina o-zen-ticks: jag börjar pilla/riva/klämma på överarmarna, axlarna, ryggen och i ansiktet och famlar efter något som kan distrahera mig från dessa känslor: t ex det trygga Instagram-flödet. När den här karusellen drar igång konstaterar jag att NU BEHÖVER NÅGOT FÖRTYDLIGAS och skiftar fokus från ”gör uppgiften” till ”fatta vad som är otydligt med uppgiften”. Dvs: fatta vad jag inte fattar. Det gör jag genom att långsamt gå igenom objektet för otydligheten och försöka förstå NÄR det börjar skava. När slutar jag hänga med i mejlet eller uppgiftsbeskrivningen? När blir jag frustrerad? Vad beror det på? Är det ett visst ordval? Är det någon information som saknas? När man fattar vad man inte fattar är det lättare att fatta vad man behöver göra för att fatta. Vad behöver jag kolla upp? Vem behöver jag kontakta? Behöver jag be kunden eller läraren förtydliga något? När jag har identifierat vad jag behöver göra för att fatta skriver jag upp det på min to do-list. När jag springer in i en vägg av otydlighet skiftar jag fokus från gör uppgiften till gör det som reducerar otydligheten i uppgiften.
Kunna fokusera på att göra det jag ska göra
Med en bra to do-list, som gör det tydligt vad man ska göra, är nästa steg att ge sig själv förutsättningar för att kunna koncentrera sig på att göra det. På en föreläsning om studieteknik fick jag lära mig att det tar tio minuter att komma in i fullt fokus. Man vill se till att kunna komma dit, och att inte bli störd när man väl är där.
Mobil management
Jag har min telefon på ljudlöst och lägger den utom synhåll. Jag har även stängt av notifikationer och placerat mina sociala appar ”ett steg bort”. För att kolla om ”något hänt” i Messenger, på Facebook eller Instagram osv måste jag med andra ord aktivt swipea till den sidan. Inget i mitt liv kräver att jag ska vara konstant tillgänglig. De meddelanden jag får kan vänta i två timmar. Det här gör dels att jag inte blir ”direkt” distraherad av en mobil som plingar eller lyser upp, dels att jag inte dras in i sociala appar när jag ska använda min telefon för något som har med det jag arbetar med att göra (till exempel anteckna något i Evernote).
Val av miljö
Om jag stannar hemma börjar jag lätt tvätta och vika undan kläder istället för att göra det jag ska. Om jag däremot klär på mig en anständig outfit, tar mig utanför dörren och till en LOKAL där andra sitter och är produktiva är risken för prokrastinering mindre. Välj en miljö där du kan få fokus. För mig innebär det olika miljöer beroende på min energinivå. Ibland vill jag sitta HELT avskärmad – varken se eller höra någon. Andra dagar kan jag bli rastlös av att sitta själv, och då kan det fungera bra att sitta på t ex ett bibliotek eller ett café.
Brusreducerande hörlurar
Mmmm. Jag kan gilla att kunna SE andra människor när jag Gör Grejer, men jag gillar SÄLLAN att höra dem. Förutom att jag får bättre fokus i offentliga miljöer med mina brusreducerande hörlurar, upplever jag också att jag blir mindre mosig i huvudet i slutet av dagen. Jag har dessa. De var pissdyra indeed och jag har no ragrets förutom att jag inte köpte dem tidigare. De är verkligen skitbra. Money spent on sådant som får ens hjärna att fungera bättre och gör en mer zen är money well spent.
Sitta med andra vs. sitta själv
Jag behöver i regel sitta själv för att kunna få fullt fokus. Om jag har låg motivation och energinivå kan jag dock ibland koncentrera mig bättre om jag sitter bland andra som håller mig ”accountable”. Om jag ska sitta med andra är det viktigt att det är personer som inte stör mig under ”pass” (man får ”parkera” det man vill säga tills det är rast) och som jag inte känner att jag ”behöver förhålla mig till” eller ”blir medberoende av” på ett sätt som tar fokus från det jag ska göra.
Hålla huvudet klart
Liksom att yttre grejer kan störa ens fokus, kan även sådant som händer i ens eget huvud försämra ens koncentration. Man kommer på att man behöver boka tvättid, formulerar ett svar på mejlet man precis läste och spelar upp sin partners störiga TON från i morse. När hjärnan fokuserar på det, fokuserar den mindre på uppgiften som ligger framför en. Jag eftersträvar att inte ha något i huvudet. Om jag märker att något distraherar mig från det jag ska göra försöker jag få ur mig det. Planer till kalendern, ”komma ihåg” till en to do-list, idéer till Evernote och känslor till dagboken. Jag undviker också aktivt att utsätta mig för sådant som skulle kunna distrahera mig. Om jag vet att jag ska ägna kommande tre timmar åt att skriva så kollar jag inte om jag har fått, än mindre öppnar, mejl eller meddelanden. Att ”hålla saker i huvudet” är att utnyttja sin främsta resurs till något som anteckningsblock kan sköta. The brain is for having ideas, not holding them.
Må tillräckligt bra för att kunna göra det jag ska göra
Min hälsa och mitt välmående är hygienfaktorer som behöver vara tillfredsställda för att ”productivity hacks” ska fungera. Det spelar liksom ingen roll att jag har en perfekt to do-list och sitter i en koncentrations-kompatibel miljö med brusreducerande hörlurar och mobilen bortlagd om jag är bakis, skithungrig, deprimerad, sjuk, har sovit för lite eller har min värsta pms-dag. Om jag har svårt för att somna ställer jag därför om väckarklockan så att jag kan gå upp senare. Bättre att vara pigg och produktiv i fem timmar, än trött och oproduktiv i sju. Jag äter antidepressiva mot pms:en. Har med mig MELLIS som håller min energinivå stabil *between meals*. Dricker inte alkohol dagen innan jag behöver get shit done. Planerar in tid för återhämtning och häng med gulliga personer så att hjärnan får vila och själen blir glad.
Eld i baken att göra det jag vill få gjort
Okej. Så vid det här laget vet jag vad jag ska göra, jag har en setting där jag kommer att kunna koncentrera mig och jag är varken bakis eller deprimerad. Så väl här: hur ser jag till att jag faktiskt gör det jag ska, snarare än sitter på Facebook och kartlägger vilka högstadiekompisar som har fått barn? Hur får man tummen ur att faktiskt sätta igång? Min grund-filosofi är att göra det jävligt enkelt att göra det jag vill göra, och jävligt svårt att göra det jag inte vill göra. I det här sammanhanget innebär det att höja trösklarna för prokrastinering, och sänka trösklarna för EXECUTE MODE (det Tim Urban refererar till som ”Panic Monster”).
Inse hur mycket man ”egentligen” har att göra
En av mina vanligaste orsaker till prokrastinering är att jag har mer tid till en uppgift än vad jag behöver. Det är inte konstigt att jag tittar på sju avsnitt av Suits istället för att öppna min kurslitteratur i Handelsrätt när min hjärna, helt riktigt, bedömer att jag inte behöver börja exakt NU, flera veckor innan tentan, för att klara den. Ett sätt att komma runt det här är att göra det jävligt tydligt hur mycket jag ”egentligen” har att göra. I skolan innebär det att ”planera bakåt” från tentan. En vecka innan tentan vill jag sitta med gamla uppgifter och repetera. Det betyder att jag vid det laget behöver ”kunna allt”. Det betyder att jag tills dess behöver ha läst och förstått allt. Det betyder att jag tills dess behöver ha läst och sammanfattat alla 20 kapitel. Det betyder att jag behöver läsa och sammanfatta ett kapitel per dag. Det innebär att jag behöver läsa och sammanfatta ett kapitel IDAG och om jag ska hinna det måste jag börja NU. För skrivandet har jag en lista över inlägg jag vill publicera. När jag en onsdag kommer på mig själv med att börja CHILLA pga känner mig relativt klar med det jag har tänkt lägga upp på söndagen tittar jag på listan och påminns om de 130 rubriker som står på kö och inser att jag borde ha påbörjat åtminstone tre av dem cirka IGÅR. Voilá: eld i baken.
Tidsbegränsa dagen med planer
På samma tema som ovan: om jag har en hel dag på mig att göra uppgifter som inte tar en hel dag är det lätt att skjuta upp starten. Något som fungerar för mig är att planera in sådant som gör att jag omöjligt kan prokrastinera om jag vill hinna göra det jag vill få gjort. Boka in en lunch med någon. Ett Friskis-pass på eftermiddagen. En resa över helgen. Något som gör att det finns en tydlig sluttid efter vilken jag inte kan göra uppgiften, och som får mig att inse att: ska jag få det här gjort så måste jag börja NU. När jag började plugga var min impuls att rensa kalendern under tenta-veckor. Eftersom jag inte har ägnat en enda tentaperiod åt att plugga all min vakna tid visade sig det vara en dålig strategi. Det fungerade betydligt bättre att ha något inplanerat på eftermiddagarna så att jag dels satte igång i tid, dels fick en kvalitativ paus från pluggandet. Numera är ett viktigt produktivitets-hack att se till att min kalender inte är för tom.
Variera mellan helt ON och helt OFF
Jag brukar lägga upp mina dagar i ”pass”. På förmiddagen brukar jag köra 50-70 minuter i taget. På eftermiddagen tappar jag fokus lättare och kör cirka 40 minuter åt gången. Mellan passen försöker jag ta en ordentlig rast i cirka femton minuter. Gå ifrån platsen där jag sitter, gärna gå ut och ta en kortare promenad bland träd, röra lite på mig, få frisk luft, äta en frukt, köpa kaffe, snicksnacka lite med en kompis. Jag försöker undvika Instagram-flödet som rastunderhållning till förmån för att typ titta på lövverk pga upplever att min hjärna ”piggnar till” bättre av det senare. När jag går hem för dagen är det LEDIGT. Jag varken pluggar eller jobbar på kvällen om jag inte absolut ”måste”. Eftersträvar istället att vara ordentligt fokuserad och verkligen göra det jag ska under dagen så att jag med gott samvete kan gå hem och titta på Fab 5 när hjärnan är trött. Detta skapar en tydlig distinktion mellan NU KÖR VI vs NU VILAR VI, vilket både gör att jag blir mer motiverad när jag väl är igång, och att jag kan slappna av ordentligt när jag är ledig.
Accountability partner
En accountability partner ”ser till” att man gör det man ska. Det kan vara någon man lovar att skicka ett utkast till ett visst datum. En person man möter upp för att get shit done tillsammans, och inför varje ”pass” talar man om vad man ska göra, och följer sedan upp hur det har gått. Förhoppningen är att man blir mindre benägen att scrolla i Facebook-flödet om man senare behöver redogöra för vad man har gjort. Viktigt är att det här är en person som gör att man blir mer, snarare än mindre, produktiv. Effekten blir enligt min upplevelse störst om man sitter med någon som man vill visa sig jävligt duktig inför :D. Impulsen att dyka ner i jordens avgrund dvs Instagram ”Upptäck” är aldrig så frånvarande som när man försöker imponera på någon med sin produktivitet :D. En accountability partner kan verkligen vara GULD när man har svårt att själv förmå sig till något. Lägg din telefon i den andra personens väska om du tittar på den var femte minut. Ha någon att möta upp vid 8.30 om du har svårt för att komma iväg i tid på morgonen. Sitt så att den andra personen kan se din skärm om du har en tendens att kolla in Zaras höstnyheter istället för att göra det du ska.
Aktiviteter efter “energier”
Life består av aktiviteter som kräver olika typer, och nivåer, av energier. Att skriva en uppsats är analytiskt krävande, medan att laga matlådor ”bara är att göra”. Ens energinivåer varierar både under dagen och från dag till dag. Jag eftersträvar att lägga upp mina aktiviteter på ett sätt som går i linje med mina energier. På förmiddagar är min hjärna klar och skarp. Jag har lätt för att vara analytisk, lösningsorienterad och koncentrerad länge. Här fungerar det ypperligt att göra mina mest kognitivt ansträngande uppgifter. Efter lunch och på eftermiddagen har jag svårt för att behålla samma fokus och det passar bättre med grupparbeten, möten och att svara på de där mejlen. Vid 17 är min hjärna ett stort mos och levererar inte överhuvudtaget, här passar det bra att träna, träffa kompisar och ”uträtta ärenden”.
Till min autonomis stora otillfredsställelse märker jag också tydliga skillnader i min energi beroende på var i menscykeln jag befinner mig. Under några ”maniska” dagar precis efter mens kan jag vara produktiv i tio timmar och känna att jag skulle kunna fortsätta i ytterligare tre när jag går hem för dagen. Huvudet rusar av idéer och jag får ner fem sidor text på två timmar utan att det känns ansträngande. Inget känns jobbigt och allt är bara att lösa. Klipp till dagarna innan mens när jag är ängslig, full av tvivel, har låg energi och får ångest, och känner ett starkt motstånd mot, allt som kräver att jag ska prestera mer än att ligga hemma i soffan i morgonrock, titta på The Office och äta kakor till lunch. (Lyckligtvis har detta blivit mycket bättre sedan jag började äta antidepressiva under pms).
Eftersom det är så stor skillnad i hur lätt jag har för olika uppgifter under olika tider på dagen, och under olika dagar i månaden, försöker jag i den mån det är möjligt att göra saker när jag har som enklast för dem. På förmiddagar sitter jag med mina mest kognitivt utmanande uppgifter. *FAB DAYS* är heliga för att få ur mig text och komma på nya idéer. Samtidigt är jag under dessa dagar så rastlös att jag har svårt för annat som jag också vill och behöver göra – läsa böcker, korrläsa texter i detalj, redigera bilder och träffa kompisar, och som det därför passar bättre att göra på eftermiddagar eller under dagar av min menscykel där jag inte är lika manisk. Jag har en lista med hjärnan är helt mos-aktiviteter. Den består av sådant som jag vill få gjort, men som det skulle innebära en hög alternativkostnad att göra när jag kan tänka bra. Rensa bilder på mobilen, strukturera upp mina anteckningar och köpa nya löparskor. När klockan närmar sig 17 eller pms:en gör sig påmind är detta alldeles ypperliga aktiviteter. Att låta min förmiddags/*FAB DAYS*-hjärna hantera de kognitivt och emotionellt utmanade uppgifterna, medan eftermiddags/pms-hjärnan får ansvar för de mys-snälla gör att jag mår bättre, upplever mindre frustration och har högre motivation eftersom jag som regel gör uppgifter när jag har lätt för dem.
Sammanfattningsvis
Jag har under vissa perioder prokrastinerat så mycket att jag hoppat över tentor. Det är en vidrig tillvaro av ångest och understimulans. Jag blir inte produktiv av militär självdisciplin, utan av att utforma ”system” och rutiner som höjer trösklarna för prokrastinering och sänker trösklarna för att get shit done. Jag är fett pragmatisk och gör det som fungerar. Om jag behöver skriva hej jag är sämst kan vi mötas 8.30 imorgon och om jag inte är där halv nio SHARP så måste jag bjuda dig på DYR lunch till en kompis för att komma på plats i rimlig tid så får jag väl göra det. Om jag är manisk under tre dagar i månaden och en ängslig pöl tre andra, så får jag väl köra 13-timmarspass med utmanade uppgifter under de tidigare och 3-timmarspass med supersnälla uppgifter under de senare. Om min hjärna inte kan släppa information innan den är ”färdighanterad” så får jag väl låta bli att överhuvudtaget kolla mina meddelanden innan jag ska sätta mig och skriva. Målet är att göra det jag vill få gjort, och medlet är rimligtvis att göra det enkelt att ta sig dit.